Ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist ein Managementsystem, mit dem die Datenschutzgrundsätze und Anforderungen aus der DSGVO, dem BDSG und anderen Datenschutzgesetzen strukturiert und verwaltet werden.
Grundsätzlich ist ein DSMS eine Sammlung aller Regelungen, Prozesse, Dokumente, Systeme und Maßnahmen, die in Ihrem Unternehmen eingeführt wurden, um die Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu erfüllen und den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sicherzustellen, zu kontrollieren und vor allem zu vereinfachen. Ein funktionierendes DSMS stellt sicher, dass Datenschutz und Datensicherheit im Unternehmen korrekt umgesetzt werden.
Als externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir Sie beim Aufbau eines effizienten Datenschutzmanagementsystems, das alle Bereiche Ihres Unternehmens abdeckt.
Damit erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten, minimieren Ihr Risiko von Bußgeldern und Datenschutzverstößen und reduzieren Ihren Aufwand im Umgang mit Datenschutzfragen erheblich.
Ein Datenschutzmanagementsystem wird mit dem klassischen PDCA-Zyklus gesteuert.
Der PDCA-Zyklus kommt ursprünglich aus dem Qualitätsmanagement und dient als kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Er wird im Standard-Datenschutzmodell zur Implementierung eines Datenschutzmanagementsystems empfohlen. Er besteht aus vier Phasen mit dem Ziel, eine permanente Verbesserung des Datenschutzniveaus im Unternehmen zu gewährleisten:
Die Grundlage eines erfolgreichen DSMS ist die gelebte Kultur des Unternehmens. Geschäftsführung, Führungskräfte und Mitarbeiter sollen in der Lage sein, sich in Fragen des Datenschutzes richtig zu verhalten und mit Hilfe des DSMS den richtigen Ansprechpartner zu finden.
Es gibt verschiedene Maßnahmen, Prozesse und Dokumente, die in einem Datenschutzmanagementsystem erfasst werden:
Die Dokumente des Datenschutzmanagementsystems sollten nicht nur einmal erstellt und abgelegt werden, sondern müssen regelmäßig auf ihre Aktualität überprüft und angepasst werden. Die Wirksamkeit und Aktualität des DSMS sollte durch regelmäßige interne Audits überprüft werden.
Mit einem funktionierenden Datenschutzmanagementsystem haben Sie eine einheitliche Dokumentation für alle Abteilungen und Geschäftsbereiche. Das ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Vorfälle und erleichtert vor allem das Erkennen und Einhalten von Terminen.
Da die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar definiert sind, können alle Mitarbeiter des Unternehmens sehen, wie die Kommunikationswege aussehen. Das reduziert Missverständnisse und den Bearbeitungsaufwand.
Mit einem ordnungsgemäß eingerichteten DSMS können Sie gegenüber den Behörden nachweisen, dass Sie Ihren Rechenschaftspflichten gemäß der DSGVO nachkommen.
Auch intern können Sie die Einhaltung der Vorschriften leicht überprüfen und bei der Einführung neuer Prozesse, Systeme, Produkte oder Dienstleistungen eine Vorabanalyse durchführen. Hierdurch kommen Sie Ihrer Verpflichtung zu Privacy by Design & Default nach.
